Tại các công ty Trung Quốc, Đài Loan, Việt Nam có rất hiếm những người am hiểu về Lean, cho nên báo cáo A3 nghe sẽ có vẻ rất lạ đối với những người quản lí của Trung,Việt,Đài.
Mỗi một dự án nhỏ mà một người nắm được những kiến thức và phương pháp mĩnh cùng các bạn chia sẽ có khi giúp doanh nghiệp tiết kiệm được hàng 10,000 USD trở lên
Thế nhưng là một chuyên gia chuyên nghiên cứu về sản xuất tinh gọn bạn phải nên biết về Báo cáo A3.
Báo cáo A3 là một tài liệu trình bày trên một trang giấy khổ A3, sử dụng phương pháp vòng tròn PDCA để thể hiện quá trình và kết quả giải quyết vấn đề. Tất cả mọi người đều biết PDCA là viết tắt của 4 từ tiếng Anh: Plan (Lập kế hoạch), Do (Thực hiện), Check (Kiểm tra) và Act (Hành động). Nói cách khác, Báo cáo A3 là một phương pháp giải quyết vấn đề mang tính hệ thống, vì vậy về bản chất, Báo cáo A3 là một dự án nhỏ để giải quyết vấn đề.
Khi nào thì sử dụng Báo cáo A3?
Trường hợp thứ nhất: Không có biện pháp phòng ngừa, khi xảy ra vấn đề cần "chữa cháy", một nhóm người lao vào giải quyết.
Trường hợp thứ hai: Vấn đề sau khi giải quyết xong lại tái diễn.
Trường hợp thứ ba: Khi giải quyết vấn đề, thậm chí còn chưa làm rõ vấn đề gì đã bắt đầu đưa ra biện pháp giải quyết.
Nếu xuất hiện một trong ba trường hợp trên, thì cần phải sử dụng Báo cáo A3. Báo cáo A3 được rất nhiều công ty theo đuổi Lean (sản xuất tinh gọn) coi trọng.
Một điều nữa mọi người có thể biết là, trong phương pháp giải quyết vấn đề bằng Báo cáo A3 này, hầu hết tất cả các công cụ của Lean đều đang sử dụng( Rất ít công ty ở Trung Quốc, Đài Loan sử dụng được hệ thống Lean nhưng các công ty như Nhật, Hàn thường sử dụng). Một công ty sử dụng tốt Báo cáo A3 thì Lean của công ty đó cũng không hề tệ.
Quy trình sử dụng Báo cáo A3 là gì?
Bước 1: Xác định chủ đề dự án của Báo cáo A3, nhất định phải rõ ràng, không được mơ hồ.
Bước 2: Mô tả vấn đề. Việc mô tả vấn đề rất quan trọng, để tất cả những người tham gia vào dự án này đều hiểu chúng ta đang gặp phải vấn đề gì, cần phải giải quyết vấn đề gì. Nếu có thể đưa mọi người đến hiện trường để tìm hiểu tình hình thì đó là cách tốt nhất.
Bước 3: Tìm hiểu tình hình hiện tại, thường có một số phương pháp mang tính hệ thống, ví dụ như sử dụng sơ đồ dòng giá trị (Value Stream Map) hoặc sơ đồ quy trình (Process Flow Chart) để tìm ra vấn đề hiện tại nằm ở đâu. Ngoài ra, trong tương lai sẽ sử dụng phương pháp nào để giải quyết vấn đề này, những dự án này nên giải quyết những vấn đề gì, nên có những chỉ số đo lường nào, v.v., về cơ bản đều được thực hiện ở bước thứ hai và thứ ba - bước tình hình hiện tại. Vì vậy, thầy Tonii luôn cho rằng tình hình hiện tại là bước quan trọng nhất, là "linh hồn" của toàn bộ Báo cáo A3.
Bước 4: Xác định mục tiêu, có thể sử dụng công cụ nguyên tắc SMART.
Bước 5: Phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Thông thường sử dụng phương pháp "5 Whys" để phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Nếu bạn tìm ra nguyên nhân gốc rễ (root cause) và giải quyết được nó, thì vấn đề sẽ không tái diễn.
Bước 6: Biện pháp cải tiến. Tìm ra nguyên nhân rồi thì cần thực hiện những hành động gì? Những hành động này nhất định phải có người chịu trách nhiệm và thời gian hoàn thành rõ ràng. Sau khi thực hiện tốt các biện pháp này, chúng ta sẽ có kết quả, so sánh kết quả với mục tiêu đã đặt ra ban đầu để xem kết quả có phù hợp với mục tiêu hay không.
Bước 7: Theo dõi. Sau khi các biện pháp cải tiến hoàn thành, hy vọng có thể tiếp tục nâng cao và có những biện pháp phòng ngừa. Vậy thì bước cuối cùng là theo dõi.
Thông thường, một công ty có thể tự thiết kế một Báo cáo A3 có cấu trúc và tiêu chuẩn hóa rất rõ ràng. Mọi người có thể xem bảng ở hình dưới, trong đó có một vài điểm cần nhấn mạnh:
Thứ nhất, Báo cáo A3 gần như có thể được sử dụng trong mọi tình huống, chỉ cần xuất hiện vấn đề, đều có thể sử dụng hình thức Báo cáo A3 để giải quyết. Tất nhiên, những vấn đề quá nhỏ, ví dụ như một tờ giấy rơi trên sàn, nhặt lên là xong, thì không cần thiết. Nếu là vấn đề cần thành lập một nhóm để giải quyết, thì Báo cáo A3 chắc chắn là một phương pháp rất tốt.
Thứ hai, bảy bước của Báo cáo A3 về cơ bản là các bước tiêu chuẩn, đừng lãng phí thời gian vào việc tối ưu hóa các bước, mà hãy tập trung thời gian vào việc giải quyết vấn đề.
Cuối cùng, đừng đi đường tắt, mà hãy từng bước vững chắc thực hiện. Đôi khi một Báo cáo A3 từ khi bắt đầu dự án đến khi kết thúc có thể chỉ mất một hoặc hai ngày, đôi khi có thể một tuần, thậm chí có thể một tháng, không vấn đề gì, nhất định phải đi từ bước đầu tiên đến bước cuối cùng, không được bỏ qua bất kỳ bước nào.
OK, phần trình bày về Báo cáo A3 đến đây là hết. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, hoan nghênh mọi người trao đổi.
0 Nhận xét