Lưu trình trả lại vật tư

Mục đích: Để chuẩn hóa quy trình trả lại vật tư, ngăn ngừa việc sử dụng nguyên vật liệu không đạt chất lượng hoặc vật tư tồn kho không cần thiết, chúng tôi đã xây dựng hướng dẫn chi tiết này.

Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho việc quản lý trả lại vật tư trong quá trình sản xuất được phép trả lại kho.

Trách nhiệm của các bên liên quan:

1.Trưởng xưởng, tổ trưởng, nhân viên kế toán chịu trách nhiệm thực hiện quy trình này.

2.Nhân viên kỹ thuật, nhân viên kiểm tra chất lượng chịu trách nhiệm giám sát và kiểm tra.

Nội dung:

1.Vật liệu không đạt chất lượng hoặc vật tư đóng gói có thể trả lại kho.

2.Sau mỗi lô sản xuất, trước khi chuyển sang lô hoặc chủng loại sản phẩm khác, có thể trả lại vật tư dư thừa hoặc vật tư đóng gói.

3.Vật tư trả lại phải được đóng gói cẩn thận, ghi rõ tên sản phẩm, thông số kỹ thuật, số lô, số lượng, lý do trả lại, v.v. Sau khi nhân viên kiểm tra chất lượng kiểm tra và ký xác nhận, mới được phép trả lại kho.

Quy trình:

1.Nhân viên kế toán xưởng sử dụng bút đỏ điền vào "Phiếu trả lại vật tư", sau khi trưởng xưởng và nhân viên kiểm tra chất lượng kiểm tra và ký xác nhận, cùng với vật tư chuyển cho nhân viên kho.

2.Nhân viên kho nhận được "Phiếu trả lại vật tư" điền bằng bút đỏ từ xưởng, phải kiểm tra tình trạng và bao bì của vật tư và ghi chép lại.

3.Nếu cần thiết, vật tư trả lại trước khi nhập kho cần được nhân viên kiểm tra chất lượng kiểm tra lại, điền vào "Phiếu kiểm tra lại vật tư trả lại", sau khi xác nhận đạt yêu cầu, nhân viên kho mới được phép nhập kho.

4.Vật tư không đạt chất lượng hoặc vật liệu đã đóng gói sau khi trả lại kho, phải xử lý theo quy trình xử lý vật tư không đạt chất lượng hoặc vật tư đóng gói không đạt chất lượng. Vật tư dư thừa sau khi sản xuất, nếu trả lại kho và được xử lý như hàng hóa đạt chất lượng, sẽ được ưu tiên sử dụng khi sản xuất lại chủng loại đó.(FIFO nhập trước dùng trước)

Các bước:

1.Đề xuất linh kiện không đạt chất lượng: Phòng sản xuất, phòng marketing định kỳ đánh giá các sản phẩm không đạt chất lượng, phòng mua hàng tham gia đánh giá. Sau khi đánh giá, đối với các sản phẩm không đạt chất lượng do tính năng sản phẩm không đạt yêu cầu, trả lại kho không đạt chất lượng của phòng mua hàng. 

Đối với các linh kiện không đạt chất lượng về ngoại quan, có thể sửa chữa, sẽ được khu vực sửa tiếp nhận và trả lại kho nếu không sửa được.

2 Nhân viên của kho dựa trên chi tiết trả lại trong "Hệ thống quản lý vật tư", thực hiện thủ tục trả lại linh kiện không đạt chất lượng, khi nhập kho phải nghiêm ngặt thực hiện theo phiếu trả lại và kết quả đánh giá, đảm bảo mã vật liệu·, tên gọi, số lượng, thông tin nhà cung cấp chính xác, sau khi kiểm đếm phải xác nhận trên giấy và trong hệ thống vật tư. Linh kiện không đạt chất lượng phải được bố trí cố định, trạng thái chất lượng là không đạt chất lượng.

3.Trả lại hàng nhà cung cấp và giải thích: Các bộ phận liên quan phải kịp thời thực hiện thủ tục trả lại linh kiện không đạt chất lượng cho các nhà cung cấp.

4.Nhà cung cấp thực hiện thủ tục trả lại / linh kiện trả lại sai cho lắp ráp tổng thể: Sau khi nhà cung cấp thực hiện thủ tục trả lại, phải kịp thời vận chuyển bổ sung linh kiện không đạt chất lượng, nếu có sai sót trong việc trả lại của các phòng sản xuất hoặc marketing, phải kịp thời liên hệ với các phòng liên quan để thực hiện thủ tục trả lại.

5.Kiểm tra hàng ngày và tổng kết hàng tháng: Nhân viên kho  phải kiểm tra hàng ngày và tổng kết hàng tháng, kịp thời xác nhận, đảm bảo cuối tháng phải xử lý hết hàng tồn kho của hàng không đạt chất lượng. Đối với các nhà cung cấp chưa nhận được hàng trả lại trong vòng một tuần, lập danh sách chi tiết, bộ phận kho chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục trả lại.

Trả lại vật tư:

1.Vật tư không phù hợp với hiệu suất sử dụng thực tế, do thay đổi kỹ thuật tạm thời, hoặc do thay đổi kế hoạch sản xuất, có thể thực hiện thủ tục trả lại vật tư và thực hiện quản lý trả lại kho.

2.Khi trả lại vật tư, nhân viên sản xuất điền vào phiếu trả lại vật tư và ghi rõ tên sản phẩm, thông số kỹ thuật/mẫu mã, đơn vị, số lượng, ngày tháng, số đơn hàng, v.v., và nhân viên kiểm tra chất lượng xác nhận vật tư có đạt yêu cầu hay không, người trả lại vật tư, nhân viên chất lượng ký xác nhận, nhân viên kho xác nhận ký nhận, sau đó xử lý.

3.Khi trả lại vật tư, vật tư phải giữ nguyên trạng thái ban đầu, phải có chứng từ tương ứng, thực tế phải khớp với chứng từ, nếu không cung cấp chứng từ tương ứng, nhân viên kho có quyền từ chối nhận vật tư trả lại.

4.Đối với vật tư gia công còn dư, có thể căn cứ vào tình hình sử dụng, nếu chất lượng còn tốt, có thể thực hiện thủ tục trả lại vật tư.