Sau khi đọc những phần trước, mình tin rằng các bạn đã phần nào hiểu rõ về khái niệm "Six Sigma – Sáu độ lệch chuẩn", và thậm chí có thể đang rất háo hức muốn bắt tay vào áp dụng.
Tuy nhiên, mình cho rằng điều quan trọng nhất trong Six Sigma không chỉ là kết quả cuối cùng, mà là cả quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu đó.
Dĩ nhiên, kết quả cũng rất quan trọng. Nhưng nếu không trải qua một chuỗi các bước như:
tư duy sáng tạo → xác định mục tiêu → xây dựng giải pháp → thực hiện → kiểm tra hiệu quả → tiêu chuẩn hóa quy trình,
thì ta sẽ rất khó đạt được “trái ngọt” của chất lượng cao.
Giới thiệu về Chu trình PDCA
Để đạt được mục tiêu Six Sigma, chúng ta thường sử dụng phương pháp gọi là chu trình PDCA.
PDCA là viết tắt của:
P – Plan (Lập kế hoạch)
D – Do (Thực hiện)
C – Check (Kiểm tra)
A – Action (Hành động khắc phục)
Phương pháp này do Tiến sĩ Deming – bậc thầy về quản lý chất lượng – đề xuất. Chính ông đã giới thiệu và triển khai phương pháp này tại Nhật Bản, góp phần tạo nên cuộc cách mạng chất lượng trong sản xuất tại Nhật.
Để tưởng nhớ công lao của ông, người Nhật đã lấy tên ông đặt cho giải thưởng chất lượng danh giá nhất – “Giải thưởng Deming”.
Vì sao gọi là “chu trình”?
Vì nâng cao chất lượng không phải là việc làm một lần rồi xong, mà là một quá trình cải tiến liên tục, không ngừng nghỉ.
Khi bạn giải quyết được vấn đề chính, thì vấn đề phụ sẽ dần trở thành vấn đề chính mới → tiếp tục quay lại chu trình PDCA và cải tiến tiếp. Đây là lý do PDCA được lặp đi lặp lại nhiều vòng, từ nhỏ đến lớn, để tiến tới sự hoàn thiện.
Six Sigma, về bản chất, cũng chính là quá trình hướng đến “zero defect” – không có lỗi.
�� Trước khi bắt đầu PDCA…
Bạn cần phải chọn một chủ đề có thể đo lường được bằng số liệu. Nếu không thể định lượng bằng con số thì không thể đánh giá hiệu quả của giải pháp.
Ví dụ: muốn biết con bạn học tốt không, không thể chỉ hỏi cảm giác hoặc dựa vào đánh giá chủ quan của giáo viên. Phải có kết quả kiểm tra, vì điểm số là công cụ để đo lường cụ thể. Dù nhiều người không thích thi cử, nhưng đó là cách định lượng công bằng và rõ ràng nhất, trừ khi bạn có phương pháp tốt hơn.
�� Giải thích từng bước của chu trình PDCA
P – Plan (Lập kế hoạch)
Phân tích vấn đề hiện tại, thu thập dữ liệu, xác định nguyên nhân gốc rễ.
Sau đó lên kế hoạch giải pháp phù hợp.
Thu thập dữ liệu: Phải đảm bảo chính xác ngay từ đầu, nếu không toàn bộ quá trình sau sẽ vô nghĩa. Người phụ trách nên trực tiếp giám sát quá trình này.
Có thể dùng biểu đồ Pareto (histogram) để xác định đâu là 3 vấn đề chính cần ưu tiên xử lý trước.
Tìm nguyên nhân:
Dùng các công cụ như:
Sơ đồ xương cá (fishbone)
Bản đồ tư duy (mind map)
5W1H (Who, What, Where, When, Why, How)
Brainstorming (động não)
→ Sau đó, chọn ra nguyên nhân chủ yếu để lập giải pháp.
D – Do (Thực hiện)
Triển khai từng giải pháp một cách tuần tự, không thực hiện nhiều cái cùng lúc để có thể đánh giá hiệu quả riêng biệt.
Ghi nhận kết quả.
Lưu ý: Có thể có người phản đối hoặc bị ảnh hưởng đến công việc hiện tại → Cần giao tiếp hiệu quả, giảm thiểu phản ứng tiêu cực và đảm bảo quá trình diễn ra trôi chảy.
C – Check (Kiểm tra)
Đánh giá kết quả thực hiện: Giải pháp có hiệu quả không?
Nếu thất bại, phải tìm ra lý do tại sao, rồi điều chỉnh lại kế hoạch.
A – Action (Hành động khắc phục/chuẩn hoá)
Nếu giải pháp thành công, hãy tiêu chuẩn hóa thành quy trình chính thức:
Cập nhật tài liệu kỹ thuật
Thay đổi nguyên vật liệu
Điều chỉnh quy trình sản xuất, v.v.
Nếu vẫn còn vấn đề chưa giải quyết, đưa nó sang vòng PDCA tiếp theo.
✅ Ví dụ đơn giản: Cải tiến thời gian giao cơm trưa
Giai đoạn | Nội dung cụ thể |
P | Xác định vấn đề: Khách chờ cơm quá lâu (trung bình 25 phút) |
D | Thử nghiệm quy trình chuẩn bị nguyên liệu trước giờ cao điểm |
C | Sau 1 tuần thử: thời gian giảm còn 12 phút |
A | Đào tạo nhân viên, áp dụng quy trình mới toàn hệ thống |
0 Nhận xét