Giới thiệu phân tích Pareto (Pareto Chart)

 Bạn có lẽ đã từng trải qua tình huống như thế này: khi gặp một vấn đề cần giải quyết, bạn lại phát hiện có quá nhiều yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề đó, đến mức không biết nên bắt đầu từ đâu.

Thực ra, hầu hết các vấn đề đều tuân theo nguyên lý 80/20 (ở Trung Quốc gọi là "nguyên lý 28"), tức là chỉ cần giải quyết 20% nguyên nhân chính thì có thể khắc phục được 80% vấn đề. Biểu đồ Pareto chính là công cụ giúp chúng ta xác định 20% nguyên nhân chủ yếu gây ra 80% ảnh hưởng.

Lý thuyết của nó rất đơn giản: chỉ cần tìm ra ba nguyên nhân chính có ảnh hưởng lớn nhất, hoặc những nguyên nhân chiếm 80% tác động, rồi tập trung nguồn lực để xử lý những nguyên nhân đó. Cách làm này không chỉ giúp tiết kiệm tài nguyên mà còn nhanh chóng đạt được hiệu quả, giống như chiến lược “bắt giặc thì bắt vua trước”. Ngược lại, nếu ban đầu áp dụng biện pháp cho tất cả các nguyên nhân mà không có trọng tâm, có thể hiệu quả sẽ rất thấp hoặc gây ra lãng phí (chi phí cải tiến còn cao hơn cả tổn thất ban đầu).

Giới thiệu phân tích Pareto (Biểu đồ Pareto)

Phân tích Pareto giúp chúng ta tổng hợp và phân loại các nguyên nhân chính gây ra tổn thất hoặc sản phẩm lỗi. Mỗi lần cải tiến chỉ cần tập trung xử lý các nguyên nhân chính có mức độ ảnh hưởng lớn （ A/B/C）. Những nguyên nhân thứ yếu không phải là không xử lý, mà là sau khi các nguyên nhân chính đã được loại bỏ hoặc giảm thiểu, thì ta thực hiện một lần phân tích Pareto mới. Lúc đó, những nguyên nhân trước đây là thứ yếu có thể sẽ trở thành nguyên nhân chính, được ưu tiên xử lý. Qua nhiều vòng lặp như vậy, vấn đề sẽ dần được kiểm soát và quy trình sẽ trở nên ổn định. Vì vậy, phân tích Pareto không chỉ thực hiện một lần, mà phải lặp đi lặp lại cho đến khi quá trình được kiểm soát hoàn toàn.

Phương pháp này do nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto phát minh, ban đầu được dùng để phân tích sự phân phối thu nhập quốc dân. Sau này được áp dụng vào lĩnh vực quản lý chất lượng để phân tích và tổng hợp các nguyên nhân, vì thế được gọi là biểu đồ Pareto.

Cách vẽ biểu đồ Pareto:

Phân loại các hiện tượng, tình trạng hoặc nguyên nhân của vấn đề.
Đây là bước rất quan trọng. Nếu phân loại không rõ ràng, kết luận rút ra sẽ khó làm rõ được trọng tâm vấn đề, có thể phải phân tích thêm, gây lãng phí thời gian và công sức.

Xác định phạm vi của từng loại khi thu thập dữ liệu, nên có mô tả rõ ràng để tránh sai sót.

Quyết định khoảng thời gian thu thập dữ liệu.
Nên thu thập dữ liệu đủ để đại diện cho toàn bộ quá trình sản xuất, chú ý sự khác biệt giữa ca ngày và ca đêm.

Trục tung bên trái (Y) có thể biểu thị số lượng hoặc giá trị tiền tệ.
Thường nên dùng giá trị tiền để dễ thu hút sự chú ý của ban lãnh đạo.

Trục tung bên phải (Y) biểu thị phần trăm từ 0% đến 100%.

Trục hoành (X): sắp xếp các loại theo thứ tự từ lớn đến nhỏ từ trái sang phải.

Vẽ biểu đồ cột và ghi rõ số liệu.

Vẽ đường biểu diễn phần trăm tích lũy.

---

Ứng dụng của biểu đồ Pareto:

Biểu đồ Pareto có thể được sử dụng để làm cơ sở giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi.
Để cải thiện hiệu quả, cách tốt nhất là vẽ biểu đồ Pareto và tập trung vào các lỗi chiếm tỷ lệ cao trong tổng số lỗi. Nếu không dùng biểu đồ Pareto mà chỉ cải thiện mọi lỗi một cách dàn trải, hiệu quả sẽ thấp. Ngoài ra, biểu đồ còn cho thấy:

Tổng số sản phẩm lỗi là bao nhiêu.

Loại lỗi nào chiếm tỷ lệ lớn nhất.

Chỉ cần giảm những lỗi nào để giảm trên 80% lỗi tổng thể.

Biểu đồ Pareto không chỉ áp dụng cho sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, mà còn có thể được sử dụng để xác định mục tiêu cải tiến trong mọi vấn đề của nhà máy, ví dụ:

Số lượng sản phẩm lỗi và tổn thất do lỗi gây ra.

Thời gian và chi phí sửa chữa.

Khiếu nại và thời gian xử lý của khách hàng.

Thời gian thao tác và tổn thất.

Thời gian và chi phí vượt quá thời gian thao tác tiêu chuẩn.

Ví dụ thực tế:

Một nhà máy sản xuất kính muốn cải tiến khuyết điểm trong quy trình ép tấm kính dùng cho kính mắt, và đã thực hiện một phân tích Pareto như sau:

Đầu tiên, họ lập biểu đồ Pareto dựa trên số tiền tổn thất do các loại lỗi trong tháng trước (hình bên trái). Kết quả cho thấy chi phí sửa chữa chiếm đến 62.8% tổng thiệt hại (172.700.000 đồng = 275.000.000 × 62.8%). Mặc dù sản phẩm sửa chữa có thể được phục hồi, nhưng chi phí sửa chữa lại rất lớn. Trước đây, quản lý cấp cao không coi trọng khoản tổn thất này. Sau phân tích, họ mới nhận ra đây mới là nguyên nhân chính.

Tháng sau, họ tiếp tục phân loại chi tiết các loại sản phẩm phải sửa chữa và lập biểu đồ Pareto mới. Kết quả cho thấy phần lớn lỗi cần sửa chữa phát sinh ở lỗi cong vênh.

Thông qua hai lần phân tích Pareto này, nhà máy đã xác định rõ hướng cải tiến quy trình sản xuất. Chỉ cần áp dụng các biện pháp phù hợp, tỷ lệ lỗi có thể giảm đi một cách đáng kể.