Tổ chức các sự kiện trong xưởng sản xuất

 Trong xưởng sản xuất thực ra có thể có rất nhiều sự kiện được tổ chức, không chỉ là tổ chức những sự kiện không liên quan đến công việc như tổ chức các cuộc thi để nâng cao thể chất và tinh thần tập thể như kéo co, du lịch teambuilding, nhậu nhẹt mà có thể tổ chức các sự kiện liên quan đến tăng hiệu suất công việc như "Chiến dịch thẻ đỏ"(năm trong nội dung cải tiến 5S) , các hoạt động này còn giúp tăng tính tích cực tham gia cải tiến và khả năng quy tụ, sự trung thành với công ty.

1. Nội dung chiến dịch Thẻ Đỏ

(1) Sàng lọc (Seiri)
Trong quá trình sàng lọc, nhân viên cần phân biệt rõ ràng giữa vật dụng cần thiết và không cần thiết, chỉ giữ lại những vật dụng thật sự cần, và loại bỏ triệt để những vật dụng không cần.

(2) Sắp xếp (Seiton)
Trong quá trình sắp xếp, nhân viên cần tuân theo nguyên tắc “định vật, định vị trí, định số lượng”, sử dụng thẻ đỏ để đánh dấu những vấn đề, địa điểm hoặc vật dụng cần cải tiến.

(3) Dọn dẹp (Seiso)
Dọn dẹp là quá trình đưa ra các biện pháp cải tiến hợp lý và hiệu quả đối với những vấn đề đã được đánh dấu bằng thẻ đỏ nhằm giảm số lượng thẻ đỏ.

(4) Làm sạch (Seiketsu)
Trong quá trình làm sạch, nhân viên phân tích các vấn đề được đánh dấu thẻ đỏ để tìm ra nguyên nhân gốc rễ và đưa ra các giải pháp căn cơ, từ đó giảm thiểu số lượng thẻ đỏ trong nơi làm việc.

(5) An toàn
Dán thẻ đỏ tại những nơi không an toàn hoặc khu vực có nguy cơ mất an toàn.(dán trực tiếp các khu vực có thể xảy ra tai nạn ví dụ góc nhọn nhô ra của tường,...)

(6) Tiết kiệm
Dán thẻ đỏ lên mọi hiện tượng lãng phí trong nơi làm việc để xử lý sau.(nhắc nhở, ghi chép, lập biên bản)

(7) Tác phong
Trong giai đoạn xây dựng tác phong, chiến dịch thẻ đỏ giúp nhân viên hình thành thói quen làm việc tốt, nâng cao ý thức và phẩm chất cá nhân.(nhắc nhở, ghi chép, lập biên bản)

2. Các bước thực hiện chiến dịch Thẻ Đỏ

(1) Thành lập nhóm chiến dịch thẻ đỏ
Trưởng nhóm là người có quyền ra quyết định như giám đốc nhà máy, tổng giám đốc hoặc chủ tịch. Các thành viên bao gồm trưởng các bộ phận: sản xuất, kho, kỹ thuật, quản lý chất lượng và kinh doanh.

(2) Xác định đối tượng áp dụng thẻ đỏ
Đối tượng áp dụng được trình bày trong bảng sau:

Bảng 3-3: Đối tượng thẻ đỏ

Hạng mục	Ví dụ
Thiết bị	Máy móc, dao cụ, khuôn, xe đẩy, pallet, xe nâng, bàn thao tác, xe cộ, bàn ghế, vật tư
Máy móc văn phòng	Máy photocopy, máy xử lý văn bản, máy tính, máy fax
Không gian	Sàn nhà, kệ, phòng
Hồ sơ giấy tờ	Thông báo, biên bản, báo cáo công việc, công văn, báo giá, dữ liệu thống kê
Tồn kho	Nguyên liệu, linh kiện, bán thành phẩm, thành phẩm
Vật dụng	Bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu, tủ đựng, khóa, hộp lưu trữ
Văn phòng phẩm	Bút chì, bút bi, gôm, kẹp
Khác	Phiếu, danh thiếp, sách, tạp chí, báo chí, bản vẽ, hướng dẫn sử dụng,…

(3) Xác lập tiêu chuẩn dán thẻ đỏ

Trọng tâm là “sàng lọc” – xác định rõ cái gì cần, cái gì không. Tiêu chuẩn như sau:

Bảng 3-4: Tiêu chuẩn thẻ đỏ

Mục	Cần giữ lại	Không cần
Máy móc	Dùng trong vòng 1 tuần	Không dùng trong vòng 1 tuần
Dụng cụ	Dùng thường xuyên	Chỉ dùng thỉnh thoảng
Nguyên liệu	Dùng trong 3 ngày	Hơn 3 ngày mới dùng

(4) Làm thẻ đỏ

Thẻ đỏ là biểu mẫu quản lý 7S làm từ giấy đỏ, thể hiện cảnh báo, nguy hiểm hoặc không đạt. Thông tin bao gồm: bộ phận chịu trách nhiệm, mô tả vấn đề, biện pháp cải tiến, thời hạn và thời gian hoàn thành thực tế, người kiểm tra,…
Ví dụ trong Bảng 3-5 và 3-6.

Bảng 3-5: Mẫu thẻ đỏ (1)

Mẫu thẻ đỏ

Bộ phận	Ngày

Mô tả vấn đề

Biện pháp cải tiến

Hạn hoàn thành	Người kiểm tra

Kết quả nghiệm thu

Ngày nghiệm thu

Bảng 3-6: Mẫu thẻ đỏ (2)

THẺ ĐỎ

Loại	□ Nguyên liệu □ Bán thành phẩm □ Thiết bị □ Khuôn/đồ gá □ Dụng cụ/vật tư □ Thành phẩm □ Khác
Tên sản phẩm
Lý do	□ Không cần □ Hỏng □ Không gấp □ Phế liệu □ Không rõ □ Khác
Bộ phận xử lý
Phương án xử lý	□ Vứt bỏ □ Trả lại □ Chuyển đến khu thẻ đỏ □ Lưu trữ riêng □ Khác
Ngày hoàn tất	Năm
Mã số sắp xếp

(5) Dán thẻ đỏ

Nhóm thẻ đỏ sẽ đến từng bộ phận dán thẻ đỏ hàng tuần.

Chú ý:

Không giữ tư tưởng “cái gì cũng có ích”.

Phải hiểu rõ đối tượng và tiêu chuẩn thẻ đỏ.

Nếu nghi ngờ, vẫn nên dán thẻ đỏ.

Thành viên nhóm không được dán thẻ trong chính bộ phận của mình.

Không được dùng nhãn màu vàng.

Nếu trưởng bộ phận có ý kiến, phải khiếu nại lên ban chỉ đạo, không được tự ý gỡ thẻ đỏ.

(6) Đánh giá và xử lý thẻ đỏ

Ghi chép thẻ đỏ

Sau khi di chuyển vật dụng dán thẻ đỏ đến khu vực tập trung (ví dụ khu vực kho bãi quy định), cần ghi chép lại các thông tin của vật dụng số lượng, ngày cất, trạng thái, nơi phát hiện, ... như thông tin đã ghi trên thẻ đỏ

Bảng 3-7: Phiếu ghi nhận thẻ đỏ

Xử lý sản phẩm lỗi, không cần, tồn kho và phế liệu

Nhóm thẻ đỏ xử lý bỏ các vật dụng không cần hoặc bị lỗi, chuyển sản phẩm tồn kho về khu tập trung thẻ đỏ, phân loại và xử lý phế liệu.

3. Lưu ý khi thực hiện chiến dịch Thẻ Đỏ

Mục đích không phải là trừng phạt, nhóm thực hiện cần giải thích rõ cho nhân viên để nâng cao sự tham gia.

Không dán thẻ đỏ quá thường xuyên, cần để thời gian cho các bộ phận cải tiến.

Khi dán thẻ, lý do phải rõ ràng và có bằng chứng cụ thể.

Phải phân biệt mức độ nghiêm trọng, chỉ dán thẻ khi thật sự có vấn đề.

Đối tượng dán thẻ có thể là nguyên liệu, sản phẩm, máy móc,... nhưng tuyệt đối không áp dụng cho cá nhân.