Dự án set-up công ty
Biểu đồ Gantt, còn được gọi là biểu đồ thanh (Bar chart), được phát triển bởi Henry Gantt vào năm 1917. Ý tưởng của biểu đồ này rất đơn giản – về cơ bản là một sơ đồ dạng đường ngang. Trục hoành biểu thị thời gian, trục tung biểu thị các hoạt động (hoặc dự án), và các thanh thể hiện mức độ hoàn thành kế hoạch và thực tế của hoạt động trong suốt thời gian thực hiện. Biểu đồ này trực quan thể hiện thời điểm thực hiện kế hoạch công việc, và so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch đề ra.
Nhờ đó, người quản lý có thể dễ dàng nhận biết phần công việc còn lại của một nhiệm vụ (hoặc dự án), đánh giá tiến độ là sớm hơn, chậm hơn hay đúng theo kế hoạch. Đây là một công cụ kiểm soát lý tưởng.
Biểu đồ Gantt bao gồm ba nội dung chính sau:
1.Hiển thị các hoạt động dưới dạng hình ảnh hoặc bảng biểu;
2.Là phương pháp phổ biến hiện nay để thể hiện tiến độ;
3.Khi xây dựng cần bao gồm ngày lịch thực tế và thời gian thực hiện, không tính ngày cuối tuần và ngày lễ vào tiến độ.
Biểu đồ Gantt có các đặc điểm: đơn giản, trực quan, dễ xây dựng, nên được ứng dụng rộng rãi trong công tác quản lý doanh nghiệp. Dựa trên nội dung phản ánh, biểu đồ Gantt có thể được chia thành 5 loại:
Biểu đồ kế hoạch sản xuất hoặc dự án
Biểu đồ tải công suất
Biểu đồ máy móc nhàn rỗi
Biểu đồ nhân lực nhàn rỗi
Biểu đồ tiến độ
Các bước xây dựng biểu đồ Gantt:
1.Xác định các hoạt động hoặc dự án liên quan. Nội dung bao gồm: tên dự án (kèm theo thứ tự), thời gian bắt đầu, thời gian thực hiện, loại nhiệm vụ (phụ thuộc hoặc quyết định), và phụ thuộc vào nhiệm vụ nào.
2.Tạo bản phác thảo biểu đồ Gantt. Ghi chú tất cả các dự án vào biểu đồ theo thời gian bắt đầu và thời gian thực hiện.
3.Xác định mối quan hệ phụ thuộc giữa các hoạt động và tiến độ trình tự. Dùng bản phác thảo để liên kết và sắp xếp các hoạt động theo loại hình nhiệm vụ.
Bước này sẽ đảm bảo rằng, ngay cả khi có sự điều chỉnh trong kế hoạch tương lai, các hoạt động vẫn sẽ được thực hiện theo đúng trình tự. Tức là các hoạt động phụ thuộc chỉ được phép bắt đầu sau khi nhiệm vụ quyết định đã hoàn thành.
Cũng cần tránh để đường găng (critical path) quá dài. Đường găng là chuỗi các nhiệm vụ quan trọng kéo dài xuyên suốt dự án. Nó thể hiện thời gian lâu nhất để hoàn thành dự án.
4.Tính toán số giờ làm việc cho từng nhiệm vụ riêng lẻ.
5.Xác định người thực hiện và điều chỉnh giờ làm việc phù hợp nếu cần.
6.Tính toán tổng thời gian của toàn bộ dự án.
Ứng dụng của biểu đồ Gantt trong quản lý dự án:
Tổng quan các hoạt động của dự án
Lập kế hoạch cho các hoạt động trong dự án
Đưa ra đề xuất lịch trình cho các hoạt đông dự án
Phân bổ tài nguyên dự án (thời gian, nhân lực, tài liệu,..)
Truyền đạt tiến độ và nội dung công việc cho cấp trên, cấp dưới, các bộ phận liên quan và khách hàng
Phối hợp hoạt động dự án giữa các nhóm liên quan
Giám sát tiến độ thực hiện
Ưu điểm của biểu đồ Gantt:
Tóm tắt bằng hình ảnh trực quan, kỹ thuật phổ thông, dễ hiểu
Phù hợp với các dự án nhỏ và vừa (thường không vượt quá 30 hoạt động)
Có sự hỗ trợ từ phần mềm chuyên dụng, không cần lo lắng về tính toán hoặc phân tích phức tạp
Hạn chế của biểu đồ Gantt:
Chỉ phản ánh một phần trong ba yếu tố ràng buộc của quản lý dự án (thời gian, chi phí, phạm vi), chủ yếu tập trung vào quản lý tiến độ (thời gian)
Hạn chế của phần mềm: Nếu có quá nhiều mối liên kết thì biểu đồ sẽ trở nên rối và khó đọc
Để tránh gây xao nhãng cho người xem, nên hạn chế sử dụng lưới nền trong bảng grant chart
0 Nhận xét