Hệ thống quản lý ngay lập tức (SIM)

I. Giới thiệu về Quản lý Ngay lập tức (SIM)

SIM là viết tắt của hệ thống Quản lý Ngay lập tức, hệ thống này thiết lập một quy trình và hệ thống xử lý vấn đề hoàn chỉnh, giúp xác định ưu tiên của sự kiện sản xuất, minh bạch hóa quy trình, và làm rõ vấn đề cũng như tình trạng hiện tại. Khi vấn đề phát sinh và phản hồi, hệ thống này kết nối ngang và dọc, mở thông tin nhanh chóng, phơi bày vấn đề và thúc đẩy việc giải quyết ngay lập tức, đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra suôn sẻ.

Quy trình từ việc phát hiện vấn đề, theo dõi tiến độ giải quyết, xử lý và quyết định nâng cấp vấn đề, cho đến khi xác nhận vấn đề đã được giải quyết hoàn thành, tất cả đều kết hợp với hệ thống số hóa của các mô-đun quản lý ngay lập tức. Điều này giúp nâng cấp quá trình giao tiếp vấn đề từ điểm này sang điểm khác lên một nền tảng minh bạch và thời gian thực. Mục tiêu đạt được là:

Phơi bày đầy đủ các vấn đề và rủi ro tại hiện trường, giảm đáng kể thời gian giải quyết vấn đề trong sản xuất.

Thúc đẩy giao tiếp giữa các phòng ban, nâng cao hiệu quả sản xuất.

Khơi dậy tinh thần tham gia và trách nhiệm của nhân viên, nâng cao sự gắn kết trong công ty.

Cung cấp báo cáo và phân tích dữ liệu để phục vụ quyết định quản lý và cải tiến liên tục.

Cuối cùng, mục tiêu là đưa mọi người vào vị trí hiệu quả nhất, duy trì và cải thiện hiệu suất và chất lượng của hệ thống.

II. Phân tích phân loại vấn đề SIM:

Trong ba bài giảng trước, chúng ta đã nói về việc sử dụng số liệu báo cáo các vấn đề trong quản lý ngay lập tức (SIM) để đảm bảo tất cả các vấn đề trong hoạt động hàng ngày của nhà máy đều được báo cáo; thông qua thời gian phản hồi trung bình của SIM để kiểm soát tốc độ phản hồi nhanh chóng cho từng vấn đề; thông qua tỷ lệ hoàn thành hành động đúng hạn của SIM để kiểm tra xem các vấn đề có được giải quyết kịp thời hay không; đây là hệ thống vận hành đầy đủ của quản lý ngay lập tức. Nhưng sau khi thiết lập hệ thống này và mọi người đều vận hành theo quy trình, chúng ta sẽ làm gì tiếp theo?

Chúng tôi khuyến khích sử dụng cơ sở dữ liệu tất cả các vấn đề trên nền tảng quản lý ngay lập tức như một tài sản của công ty. Vậy làm thế nào để tận dụng tài sản này? Tôi xin lấy một ví dụ: Loại hành động khởi xướng trong quản lý ngay lập tức, hay nói cách khác, đó là phân tích phân loại các vấn đề mà chúng ta đã báo cáo.

Trong quá trình khảo sát với đội ngũ quản lý sản xuất, tôi thường hỏi họ một câu: "Tôi muốn biết tỷ lệ các loại vấn đề bất thường mà chúng ta gặp phải trong sản xuất là như thế nào?" Ví dụ, vấn đề về thiết bị chiếm bao nhiêu phần trăm? Vấn đề thiếu nguyên liệu chiếm bao nhiêu? Vấn đề về thiết kế công nghệ chiếm bao nhiêu? Mọi người thường chỉ có thể cho tôi một con số ước chừng dựa trên kinh nghiệm, không ai có thể đưa ra số liệu chính xác về tỷ lệ các loại vấn đề trong tháng qua, huống chi là trong quý hoặc năm trước.

Nền tảng quản lý ngay lập tức (SIM) có thể thống kê các số liệu này, và chúng ta có thể xem tỷ lệ các loại vấn đề trong một khoảng thời gian cụ thể. Nếu tôi là nhà quản lý, tôi có thể sử dụng các dữ liệu này để phân tích xem gần đây chúng ta gặp phải vấn đề lớn nào khiến các chỉ số giao hàng, hiệu suất bị ảnh hưởng xấu. Liệu thiết bị của chúng ta vẫn chưa qua giai đoạn thử nghiệm, hay là chúng ta thường xuyên thiếu nguyên liệu, hay là có nhiều khiếm khuyết trong công nghệ thiết kế? Khi chúng ta có thể nhìn thấy các hướng vấn đề trọng tâm qua dữ liệu, chúng ta có thể giải quyết vấn đề một cách cụ thể. Ví dụ, nếu vấn đề thiếu nguyên liệu nghiêm trọng, chúng ta có thể tìm hiểu xem trong quy trình mua hàng có vấn đề gì, liệu có cần giải quyết sự ổn định của nhà cung cấp hay làm thỏa thuận về kho hàng với nhà cung cấp để giảm thiểu sự thiếu hụt nguyên liệu hay không, v.v. Điều này sẽ cung cấp cho chúng ta hướng giải quyết có căn cứ để đưa ra quyết định.

Tóm lại, thông qua các báo cáo tự động thống kê từ nền tảng quản lý ngay lập tức (SIM), chúng ta có thể phản ánh các dữ liệu thực tế về việc báo cáo, phản hồi kịp thời và giải quyết các vấn đề của các phòng ban. Đồng thời, chúng ta sẽ định kỳ phân tích dữ liệu về các loại vấn đề để xác định hướng giải quyết các vấn đề có mục tiêu rõ ràng. Cuối cùng, mục tiêu là thúc đẩy sự cải tiến và nâng cao hiệu suất kinh doanh dựa trên dữ liệu.