Mục đích và vai trò:
Thành phẩm là kết quả của việc doanh nghiệp đầu tư nhiều tài nguyên và công sức lao động của toàn thể nhân viên, là tài sản quý báu đã được gia tăng giá trị. Kho thành phẩm là cầu nối trong chuỗi cung ứng logistics từ sản xuất sang bán hàng. Vì vậy, việc lưu trữ thành phẩm phải được thực hiện một cách khoa học, hợp lý, an toàn, đồng thời đảm bảo công việc xuất hàng nhanh chóng, chính xác. Nhằm chuẩn hóa, quy trình hóa và hệ thống hóa công tác quản lý kho thành phẩm, nâng cao hiệu quả làm việc, công ty ban hành quy định quản lý này.
Trách nhiệm quản lý:
Phòng kho vận của công ty chịu trách nhiệm quản lý toàn diện công tác tại kho thành phẩm. Cần tuân theo chủ trương và quy hoạch quản lý vật tư của công ty để thực hiện việc quy hoạch vị trí, quản lý nội bộ và kiểm soát giao nhận tại kho. Phòng này cũng có trách nhiệm kiểm tra và giám sát việc thực hiện quy định. Nhân viên quản lý kho thành phẩm cần làm việc tận tâm, thực hiện nghiêm túc các điều khoản trong quy định để đảm bảo hoạt động của kho tuân thủ theo tiêu chuẩn.
Quy định quy hoạch và quản lý vị trí kho:
Phòng kho vận cần lập kế hoạch vị trí kho dựa trên tình hình nhập – xuất, cách đóng gói, kích thước và hình dạng của thành phẩm. Cách bố trí kệ và hàng hóa phải sử dụng hiệu quả không gian.
Kho phải thông thoáng, hệ thống điện và chiếu sáng đạt chuẩn, được trang bị đầy đủ thiết bị phòng cháy chữa cháy để đảm bảo an toàn.
Với hàng hóa nặng, cần trang bị thiết bị bốc dỡ phù hợp (như xe nâng, xe đẩy), đồng thời quy hoạch lối đi phù hợp với phương tiện vận chuyển.
Có thể lập bản “sơ đồ vị trí kho” treo tại nơi dễ thấy trong kho để quản lý thuận tiện và nâng cao hiệu quả. Nguyên tắc đánh số:
Vị trí kho: theo số thứ tự (ví dụ: Vị trí số 1, số 2...)
Tầng kệ: theo thứ tự A, B, C từ dưới lên trên.
Quy định chất xếp thành phẩm:
Việc chất xếp thành phẩm phải căn cứ vào đặc tính sản phẩm, quy định số tầng xếp hợp lý, tránh ép nhau gây hư hỏng.
Thành phẩm phải được phân khu theo loại hình sản phẩm hoặc danh mục bán hàng. Trong cùng một loại, sản phẩm tiêu chuẩn và sản phẩm đặt hàng riêng phải được tách riêng để tránh nhầm lẫn.
Thành phẩm xuất nhập thường xuyên phải được đặt tại vị trí thuận tiện.
Mỗi sản phẩm cần phân định rõ vị trí theo tên hàng, quy cách, số lô và thể hiện trên sơ đồ vị trí kho, đồng thời cập nhật tồn kho theo thời gian thực.
Nguyên tắc quản lý vị trí kho:
Tuân thủ nguyên tắc “Nhập trước – Xuất trước (FIFO)”, để kiểm soát động thái của vị trí kho. Trong thực tế, mỗi loại sản phẩm có thể bố trí từ hai vị trí kho nhỏ trở lên để luân phiên sử dụng, đáp ứng yêu cầu FIFO.
Thủ tục và lưu ý khi nhập kho thành phẩm:
Thủ tục nhập kho:
Sản phẩm sau khi hoàn tất lắp ráp (công đoạn cuối cùng) cần được kiểm tra chất lượng. Nếu có yêu cầu về chức năng đặc biệt, cần được kiểm tra chức năng bởi bộ phận QC.
Sau khi đạt chất lượng, bộ phận QC phát hành phiếu chứng nhận chất lượng, thông báo cho tổ đóng gói của xưởng lắp ráp thực hiện đóng gói (phiếu này được bỏ vào trong bao bì).
Sau khi đóng gói xong, QC kiểm tra lại chất lượng bao bì, nếu đạt yêu cầu sẽ phát hành “Phiếu kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm” và thông báo cho quản lý xưởng để sắp xếp nhập kho.
Xưởng giao hàng kèm theo phiếu kiểm nghiệm đến kho và đặt tại vị trí quy định. Sau đó, giao lại phiếu cho quản lý kho.
Nhân viên kho đối chiếu hàng thực tế và nội dung trên phiếu. Nếu đúng, sẽ lập “Phiếu nhập kho thành phẩm” trong ngày, gồm 4 liên cho các phòng: kế toán, xưởng, marketing, điều phối vật tư.
Lưu ý khi nhập kho:
Sau khi sản phẩm đạt kiểm tra chất lượng, phải nhanh chóng thông báo đóng gói và nhập kho trong cùng ngày, tránh để hàng ngoài kho quá lâu gây hư hỏng hoặc các sự cố khác.
Nhân viên kho phải trực tiếp chỉ đạo việc sắp xếp nhập kho, đảm bảo tên sản phẩm, quy cách ghi đúng với vị trí đã quy định, ngăn ngừa lộn xộn, đồng thời giám sát quy trình bốc dỡ để tránh làm hỏng hàng.
0 Nhận xét