5S Quản lý – "Sắp xếp" là gì?

5S Quản lý – "Sắp xếp" là gì?

1. Định nghĩa Sắp xếp :

Sắp xếp có nghĩa là:
Bố trí khoa học – Lấy dùng nhanh chóng
Những vật dụng cần thiết sau khi “sàng lọc ” được phân loại – sắp xếp – đánh dấu rõ ràng và áp dụng quản lý theo 3 định:
Định phẩm (tên gọi) – Định vị (vị trí) – Định lượng (số lượng)

2. Mục tiêu của Sắp xếp:

Tìm được vật cần thiết trong vòng 10 giây!

3. Cốt lõi của Sắp xếp:

Dựa trên luồng thao tác thực tế để bố trí vật dụng:

Tầng 2 và 3 của giá kệ: Đặt vật thường dùng nhất

Tầng dưới cùng: Đặt vật nặng, ít dùng

Tầng trên cùng: Đặt vật nhẹ, ít dùng

4. Quản lý "3 định" là gì?

 Định phẩm – Đặt tên rõ ràng cho từng vật dụng

Trước khi sắp xếp (Hình 1 – Mũi tên đỏ 1):
Không có nhãn tên, không biết vật gì, khó tìm và dễ nhầm lẫn.

Sau khi sắp xếp (Hình 2 – Mũi tên đỏ 1):
Mỗi vật dụng đều có nhãn tên rõ ràng, bất kỳ ai cũng biết đó là gì, dễ lấy – dễ trả.

Định vị – Quy định vị trí đặt vật dụng

Trước khi sắp xếp (Hình 1 – Mũi tên đỏ 2):
Không có chỗ đặt cố định, nhân viên A, B, C, D để mỗi người một nơi, gây mất thời gian tìm kiếm.
 Tình huống thực tế: Văn phòng tìm kéo, xưởng tìm cờ-lê,… tìm mãi không thấy!

Sau khi sắp xếp (Hình 2 – Mũi tên đỏ 2):
Có chỗ đặt cố định cho từng loại vật, ai cũng biết lấy ở đâu – cất ở đâu, không còn mất thời gian tìm kiếm.
Ví dụ: Từng tư vấn cho doanh nghiệp có tình trạng máy dừng, thợ máy phải tìm 10 phút mới có đồ sửa, dẫn đến gián đoạn sản xuất.

Định lượng – Quy định số lượng tồn kho hợp lý

Trước khi sắp xếp (Hình 1 – Mũi tên đỏ 3):
Một thùng chứa quá nhiều phụ tùng, không rõ cần bao nhiêu là đủ.
⚠ Hậu quả khi không có định lượng:

Lãng phí tồn kho → tiền bị “chôn” không sinh lợi

Lãng phí không gian

Lãng phí nhân lực để quản lý

Vật tư tồn lâu → hư hỏng, hết hạn ▶ Ví dụ: Có doanh nghiệp tồn kho hàng loạt keo AB đã khô cứng và hết hạn, gây lãng phí lớn.

Sau khi sắp xếp (Hình 2 – Mũi tên đỏ 3):

Quy định số lượng tối đa – tối thiểu cho từng vật tư

Nhìn là biết ngay còn bao nhiêu cái → dễ quản lý, dễ kiểm kê

Đảm bảo sản xuất không gián đoạn nhưng không để hàng tồn quá mức

Kết luận :

Sắp xếp trong 5S không đơn thuần là “gọn gàng”, mà là quản lý khoa học dựa trên thực tế sản xuất.

Hãy nhớ nguyên tắc 3 định làm đúng sẽ giúp giảm lãng phí – tăng hiệu suất – dễ duy trì.