Đây là một phương pháp nghe có vẻ rất dễ hiểu nhưng thực tế không hề đơn giản như vậy.
“5 Why” là một quá trình tự hỏi liên tiếp 5 lần “tại sao” cho một vấn đề để tìm ra nguyên nhân gốc rễ thực sự. Ở đây cần nhấn mạnh rằng, mặc dù công cụ này có tên là “5 Why”, nhưng khi sử dụng thì không giới hạn ở đúng 5 lần hỏi. Có thể là 3 lần, cũng có thể là 10 lần hoặc hơn nữa. Vậy khi nào thì kết thúc? Chính là khi đã tìm ra được nguyên nhân gốc rễ thực sự.
Tại sao phải dùng 5 Why?
Như mọi người đều biết, trong công việc hoặc cuộc sống, chúng ta thường xuyên gặp phải nhiều vấn đề. Khi giải quyết vấn đề, ta thường bị đánh lừa bởi hiện tượng bề ngoài, dẫn đến tình trạng: tưởng rằng đã xử lý xong, nhưng chỉ sau một hai ngày, vấn đề tương tự lại xuất hiện. Nguyên nhân là vì chưa tìm ra nguyên nhân gốc. “5 Why” nhắc nhở chúng ta đừng để hiện tượng bề ngoài che mắt, phải “hỏi tới cùng”, thậm chí còn phải hỏi: “nồi đất từ đâu mà ra”. Nói cách khác, phải tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề.
Phương pháp “5 Why” là nền tảng của rất nhiều công cụ cải tiến Lean để giải quyết vấn đề. Sau này, thầy Tonii sẽ giới thiệu cho các bạn một số công cụ Lean, và các bạn sẽ thấy rằng trong quá trình đó, các nguyên tắc cốt lõi của phương pháp “5 Why” luôn được áp dụng.
Vậy nên đặt câu hỏi 5 Why như thế nào?
Trẻ em thường hỏi liên tục không dừng, nhưng “5 Why” hoàn toàn không phải là kiểu hỏi không kiểm soát. Quá trình hỏi – trả lời của 5 Why rất có kỹ thuật, có nguyên tắc. Thông thường, nó được tiếp cận theo ba góc độ sau:
Tại sao sự việc lại xảy ra? – Đây là tìm nguyên nhân từ góc độ sản xuất, ví dụ tại sao lại có sản phẩm lỗi? Quá trình sản xuất gặp vấn đề gì?
Tại sao lỗi lại được để xảy ra? – Đây là tìm nguyên nhân từ góc độ kiểm tra, vì sao lỗi không được phát hiện hoặc ngăn chặn?
Tại sao hệ thống không ngăn ngừa được sự cố? – Đây là góc độ nền tảng nhất, thường được sử dụng nhất, tức là từ góc nhìn của hệ thống hoặc quy trình.
Phân tích ví dụ cụ thể trong sản xuất theo phương pháp 5 Why trong sản xuất:
Tại sao sản phẩm bị trầy xước?
→ Vì trong quá trình đóng gói, sản phẩm bị va chạm với nhau.
Tại sao sản phẩm lại va chạm với nhau khi đóng gói?
→ Vì công nhân không sử dụng miếng lót phân cách giữa các sản phẩm.
Tại sao công nhân không sử dụng miếng lót phân cách?
→ Vì vật tư (miếng lót) bị thiếu tại khu vực đóng gói.
Tại sao vật tư bị thiếu tại khu vực đóng gói và lắp ráp?
→ Vì bộ phận kho không kịp cấp phát vật tư theo yêu cầu.
Tại sao bộ phận kho không cấp phát kịp?
→ Vì không có quy trình thông báo và dự báo nhu cầu vật tư định kỳ từ khu vực sản xuất.
Nguyên nhân gốc rễ: Không có quy trình quản lý và dự báo vật tư hỗ trợ sản xuất (thiếu hệ thống).
Giải pháp:
Thiết lập quy trình thông báo và dự báo nhu cầu vật tư từ sản xuất đến kho.
Tạo checklist vật tư cần thiết theo ca/kế hoạch.
Đào tạo công nhân về tầm quan trọng của việc sử dụng đúng vật tư bảo vệ sản phẩm
Đây là một ví dụ sử dụng 5 Why để tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Cuối cùng, nguyên nhân gốc nằm ở hệ thống.
Mình cũng muốn nhấn mạnh: Khi thực hiện 5 Why, sau mỗi câu hỏi, chúng ta phải tiến hành điều tra kỹ lưỡng, trực tiếp đến hiện trường để thu thập dữ liệu (Go to Gemba), tìm ra câu trả lời rồi mới tiếp tục hỏi tiếp. Nhớ kỹ: không phải chỉ ngồi tại chỗ trong 1-2 phút để tự hỏi – tự trả lời 5 Why, như vậy thì không có giá trị gì cả.
0 Nhận xét