8D là từ viết tắt của 8 Disciplines, có nghĩa là 8 bước giải quyết vấn đề. Phương pháp này bắt nguồn từ công ty Ford, là một phương pháp đặc biệt cần thiết cho việc quản lý và cải thiện chất lượng toàn cầu. Sau này, nó đã trở thành yêu cầu đặc biệt của QS9000/TS16949 và Ford. 8D không chỉ tiện lợi mà còn giải quyết hiệu quả các vấn đề về chất lượng. Ngày nay, nó cũng được các nhà cung cấp không phải của Ford hoặc các đối tác trong ngành ô tô ưa chuộng, trở thành một quy trình giải quyết vấn đề tiêu chuẩn được chấp nhận rộng rãi.
D0: Chuẩn bị và Lập kế hoạch
Đối với vấn đề cần giải quyết, hãy xác nhận xem có cần sử dụng phương pháp giải quyết vấn đề 8D hay không và quyết định các điều kiện tiên quyết.
Những công việc chuẩn bị nào cần thiết trước khi triển khai 8D?
8D là một trong những phương pháp giải quyết nhiều vấn đề. Trước khi sử dụng 8D, chúng ta cần đánh giá xem vấn đề này có phù hợp để sử dụng phương pháp này hay không; trước khi giải quyết vấn đề, cần thực hiện kế hoạch ứng phó khẩn cấp để bảo vệ khách hàng khỏi ảnh hưởng của vấn đề (biện pháp tạm thời); định lượng các dấu hiệu của vấn đề và xác nhận xem có sự khác biệt giữa điều kiện thực hiện hiện tại và mong muốn hay không; xác định xem ban quản lý có hỗ trợ các nguồn lực cần thiết hay không.
Trường hợp áp dụng:
Khi không rõ nguyên nhân bất thường;
Khi cảm thấy vấn đề bất thường khá phức tạp (một người không thể giải quyết, cần thành lập nhóm gồm các bộ phận như kỹ thuật, R&D để giải quyết vấn đề);
Khi cảm thấy vấn đề bất thường có các đặc điểm nguyên nhân đặc biệt;
Khi có sự thay đổi trong quy trình hoặc công nghệ nội bộ dẫn đến vấn đề;
Khi khách hàng yêu cầu;
Kế hoạch ứng phó khẩn cấp
Hành động ứng phó khẩn cấp nhằm ngăn chặn vật liệu lỗi tiếp tục lưu thông và đảm bảo chuỗi cung ứng không bị ảnh hưởng (thường có nghĩa là sau khi xảy ra vấn đề, cần xây dựng phương án cải thiện tạm thời ngay lập tức và xử lý kịp thời các sản phẩm dở dang, thành phẩm trong kho và kiểm tra vật liệu có vấn đề về lô tại nhà máy và kho. Nếu nguyên nhân chưa rõ và chưa có kết quả ngay lập tức, cần đánh dấu và cách ly các thành phẩm hoặc vật liệu nghi ngờ có vấn đề về lô để xử lý sau khi có kết quả).
D1: Thành lập nhóm
Phương pháp 8D nhấn mạnh sự hợp tác nhóm. Nhóm nên bao gồm những người có kiến thức chuyên môn về sản phẩm hoặc quy trình. Sự hợp tác nhóm tốt có thể tạo ra hiệu quả tốt hơn so với cá nhân. Thành lập một nhóm bao gồm những người có kiến thức chuyên môn về sản phẩm hoặc quy trình.
Thành phần nhóm thường phải đáp ứng các điều kiện sau:
Nhân viên từ các bộ phận khác nhau, chẳng hạn như sản xuất, kỹ thuật, quản lý chất lượng, R&D (thường tìm kỹ thuật trước, sau đó đến R&D, và thông báo kết quả cho các bộ phận liên quan để cùng nhau xử lý).
1.Có kiến thức về sản phẩm và quy trình, có khả năng phân tích vấn đề, có khả năng sắp xếp thời gian và nguồn lực hợp lý, có các kỹ năng kỹ thuật liên quan.
2.Có khả năng thực hiện các hành động khắc phục và có sự hỗ trợ của ban quản lý.
3.Người hỗ trợ chịu trách nhiệm thống kê dự án và cung cấp các nguồn lực cần thiết cho nhóm cũng như xác định phạm vi dự án.
4.Số lượng thành viên nhóm thường là 4-8 người (tốt nhất là số lẻ để dễ dàng đưa ra quyết định khi có ý kiến khác nhau, có thể biểu quyết để đạt được sự đồng thuận).
5.Trong số các thành viên nhóm phải có một người tổ chức giỏi, tức là trưởng nhóm (thường do bộ phận quản lý chất lượng chủ trì).
6.Các thành viên nhóm phải có đủ quyền quyết định để xác định phương án thực hiện cuối cùng.
D2: Định nghĩa và mô tả vấn đề
Sử dụng 5W2H để xác định và định nghĩa vấn đề, cụ thể là:
Who (Ai)
What (Cái gì)
Where (Ở đâu)
When (Khi nào)
Why (Tại sao)
How (Như thế nào)
How much (Bao nhiêu)
Có thể trình bày bằng cách mô tả kèm theo hình ảnh. Trong tất cả các giai đoạn giải quyết vấn đề, cần xem xét khách hàng: người giải quyết vấn đề và khách hàng phải duy trì liên lạc, kết quả cải thiện phải nhất quán với ý kiến của khách hàng.
Nghiên cứu và phân tích mẫu lỗi (sản phẩm không đạt yêu cầu): vì xem sản phẩm thực tế cung cấp nhiều thông tin hơn xem ảnh; cần phân biệt rõ sự khác biệt giữa quan sát và kết luận cuối cùng. Ở giai đoạn này, chúng ta có thể sử dụng các giả định "tại sao" và "như thế nào", nhưng không nên kết luận quá nhanh. Vì một khi đã kết luận, hầu hết mọi người khó xem xét lại vấn đề này.
D3: Thực hiện hành động ngăn chặn tạm thời
Xác định các biện pháp đối phó tạm thời để khắc phục vấn đề đã biết, đồng thời thực hiện và xác nhận biện pháp này để tránh ảnh hưởng đến người dùng.
Lý do thực hiện biện pháp đối phó tạm thời:
Trong khi chúng ta đang tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ và các hành động khắc phục, khách hàng của chúng ta vẫn có thể tiếp xúc và liên quan đến rủi ro của vấn đề. Tại đây, chúng ta thực hiện một loạt các biện pháp để bảo vệ lợi ích của khách hàng và chi phí làm lại, cách ly các sản phẩm có vấn đề và giành thời gian cho việc cải thiện.
Xác định biện pháp khắc phục tạm thời :
Xác minh và thực hiện các biện pháp khắc phục tạm thời để đảm bảo khách hàng nội bộ và bên ngoài không bị ảnh hưởng bởi vấn đề. Ngăn chặn vấn đề trở nên tồi tệ hơn. Tiếp tục thực hiện các biện pháp khắc phục tạm thời cho đến khi các biện pháp khắc phục vĩnh viễn được thực hiện. Xác minh hiệu quả của các biện pháp khắc phục tạm thời.
D3 dựa trên phân tích dữ liệu từ D2 (mô tả vấn đề). Khi các biện pháp khắc phục vĩnh viễn đã sẵn sàng, các biện pháp khắc phục tạm thời sẽ được thay thế.
Đối với các ảnh hưởng hoặc vấn đề cụ thể, ngoài việc cách ly, sắp xếp, sàng lọc và kiểm tra; các biện pháp khắc phục tạm thời chỉ được thực hiện đối với vấn đề tương ứng. Kiểm tra trước khi thực hiện: cần kiểm tra xem việc thực hiện có đúng không trước khi tiến hành.
Cần xác minh sản phẩm khi thực hiện để tránh vấn đề phát sinh lại sau khi sửa chữa hàng loạt.
Ghi lại và bộ phận có thẩm quyền ban hành các thay đổi tạm thời tương ứng.
Các điểm cần xem xét trong D3:
Có thông báo cho khách hàng khi lựa chọn biện pháp khắc phục tạm thời không?
Tiêu chuẩn mới đã được thiết lập lại chưa?
Biện pháp khắc phục tạm thời có mang lại sự cân bằng tốt nhất giữa lợi ích, rủi ro và chi phí không?
Biện pháp khắc phục tạm thời đã được kiểm tra và xác minh chưa?
Chúng ta đã xem xét bất kỳ cơ hội nào có thể xảy ra sai sót và các hành động dự phòng tương ứng chưa?
D4: Xác định nguyên nhân gốc rễ và điểm thoát lỗi (Identify the Root Cause & Escape Points):
Nguyên nhân gốc rễ (Root Cause): Bao gồm các lỗi xảy ra do lỗi linh kiện, trong quá trình, thiết kế hoặc lỗi hệ thống dẫn đến sản phẩm lỗi.
Điểm thoát lỗi (Escape Points): Chỉ các sai lệch không được phát hiện trong quá trình mà sau đó được khách hàng phát hiện.
Tất cả các nguyên nhân vấn đề cần được xác nhận hoặc chứng minh, không chỉ là kết quả của việc động não đơn thuần.
Công cụ:
5 Whys (5 Tại sao)
Biểu đồ xương cá (Fishbone Diagram)
Lưu đồ quy trình (Flowchart)
FMEA (Phân tích các dạng sai hỏng và tác động tiềm ẩn)
Kế hoạch kiểm soát (Control Plan)
Các điểm cần xem xét trong D4:
Nhóm có đang giải quyết ảnh hưởng chứ không phải nguyên nhân không?
Nhóm có nhảy qua đến nguyên nhân gốc rễ mà không nhận thức, phân tích và kiểm tra vấn đề một cách đúng đắn không?
Có quy kết vấn đề cho công nhân vận hành thay vì xem xét vấn đề một cách toàn diện không?
Đây có phải là vấn đề do một nguyên nhân đặc biệt gây ra không?
Nếu phát hiện có nhiều nguyên nhân gốc rễ 8D không phải là phương pháp phù hợp để giải quyết vấn đề này.
Ví dụ: để dễ hình dung, bạn có thể tưởng tượng một cái cây bị héo úa. Nếu chỉ có một nguyên nhân gốc rễ, ví dụ như thiếu nước, thì việc tưới nước có thể giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, nếu cây héo úa do nhiều nguyên nhân gốc rễ, chẳng hạn như:
Thiếu nước: Đất quá khô.
Thiếu dinh dưỡng: Đất nghèo chất dinh dưỡng.
Sâu bệnh: Rễ bị sâu ăn.
Ánh sáng không phù hợp: Cây không nhận đủ ánh sáng.
Đất bị úng: Thoát nước kém khiến rễ bị úng.
Như vậy việc dùng báo cáo 8D đối với vấn đề này khá phức tạp và khó giải quyết được, chúng ta có thể dùng DMAIC để khắc phục vấn đề phức tạp hơn.
Nguyên nhân gốc rễ đã được xác định?
Có hệ thống kiểm soát nào để phát hiện vấn đề này không?
Hệ thống kiểm soát có khác với thiết kế ban đầu không?
Quy trình sản xuất có khả năng phát hiện cụ thể vấn đề không?
Nguyên nhân gốc rễ có giải thích được tất cả các sự kiện được mô tả và biên soạn trong D2 không?
D5: Lựa chọn và xác nhận hành động khắc phục vĩnh viễn
Thông qua sản xuất thử nghiệm để xác nhận rằng các hành động khắc phục vĩnh viễn đã giải quyết vấn đề của khách hàng.
Soạn thảo kế hoạch cải thiện, liệt kê các giải pháp khả thi, lựa chọn và thực hiện các biện pháp đối phó lâu dài, để các biện pháp cải thiện loại bỏ nguyên nhân thực sự xảy ra ở D4.
Có thể áp dụng biểu đồ Gantt của kế hoạch dự án, đồng thời sử dụng các phương pháp quản lý chất lượng để minh họa.
D6: Thực hiện hành động khắc phục vĩnh viễn và xác nhận kết quả
Xác minh kết quả và hiệu quả sau khi thực hiện D5.
Yêu cầu nhà máy và khách hàng cùng nhau xác minh các hành động khắc phục vĩnh viễn. Hủy bỏ các biện pháp khắc phục tạm thời, xác minh tính hiệu quả của các biện pháp khắc phục vĩnh viễn và thiết lập hệ thống để giám sát hiệu quả lâu dài.
Các câu hỏi đánh giá khi thực hiện hành động khắc phục vĩnh viễn trong D6:
Cần những quy định và thủ tục nào để thực hiện các hành động khắc phục vĩnh viễn?
Cần sự phối hợp như thế nào từ khách hàng hoặc nhà cung cấp?
Có cần thiết lập một kế hoạch hành động không? Phân công trách nhiệm? Hạn chế thời gian hoàn thành?
Những nguyên nhân nào dễ dẫn đến sai sót? Cần làm gì để ngăn ngừa sai sót?
Xem xét các hành động ứng phó thích hợp? Điều gì kích hoạt hành động ứng phó của chúng ta?
Chúng ta giám sát việc hoàn thành kế hoạch như thế nào? Khi nào có thể loại bỏ các biện pháp ngăn chặn?
Sẽ cần những loại hình đào tạo nào?
Những dữ liệu nào (sự kiện và số liệu) sẽ được sử dụng để xác minh kết quả của các hành động khắc phục vĩnh viễn? (bao gồm cả ngắn hạn và dài hạn)
Các câu hỏi đánh giá khi xác nhận hành động khắc phục vĩnh viễn trong D6:
Các biện pháp tạm thời đã bị hủy bỏ chưa?
Tất cả các thứ không cần thiết đã được loại bỏ chưa?
Chúng ta đã kết luận như thế nào để chứng minh rằng các biện pháp có hiệu quả?
Chúng ta giám sát hiệu quả lâu dài như thế nào?
Chúng ta sử dụng tiêu chí đo lường nào để giám sát?
Vấn đề của khách hàng đã được giải quyết 100% chưa?
Có phương pháp tốt nhất nào để chứng minh rằng nguyên nhân gốc rễ đã bị loại bỏ không?
Chúng ta xác nhận hiệu quả với khách hàng như thế nào?
Tất cả các hệ thống dữ liệu, thói quen làm việc, tài liệu quy trình, BOM và các tài liệu liên quan đến vấn đề đã được cập nhật chưa?
D7: Thực hiện hành động phòng ngừa
Các phương án hành động tiếp theo để đảm bảo vấn đề ở D4 không tái diễn, chẳng hạn như đào tạo nhân viên, chia sẻ các trường hợp cải thiện, tiêu chuẩn hóa công việc, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm.
Những hệ thống dữ liệu, thói quen làm việc, tài liệu quy trình nào đã dẫn đến sự cố hoặc cho phép sản phẩm lỗi lưu thông?
Cần cải thiện như thế nào để tránh tái diễn?
Làm thế nào để học hỏi từ quá trình phân tích này để giải quyết vấn đề, phát triển sản phẩm và thực hiện các hành động cải tiến liên tục?
Có thể tiêu chuẩn hóa không?
D8: Chúc mừng nhóm
Nếu vấn đề đã được cải thiện sau khi hoàn thành các bước trên, hãy ghi nhận những nỗ lực của nhóm cải thiện và lên kế hoạch cho các hướng cải thiện trong tương lai.
0 Nhận xét