Trong nội dung kỳ trước, chúng tôi đã giới thiệu phương pháp "Cải tiến động" trong bảy phương pháp cải tiến. Kỳ này, chúng tôi sẽ giới thiệu chủ yếu về phương pháp 5W1H.
PHẦN 1 Phương pháp 5W1H là gì?
Phương pháp 5W1H (Five-Five Method) là một công cụ phân tích và ra quyết định có cấu trúc, nhằm giúp các kỹ sư và nhà quản lý hiểu toàn diện các khía cạnh của vấn đề, từ đó xây dựng các giải pháp hiệu quả. Phương pháp này thường được sử dụng trong lĩnh vực kỹ thuật công nghiệp.
Nó phân tích và giải quyết vấn đề một cách hệ thống thông qua việc trả lời năm câu hỏi cơ bản (5W): What (Làm gì), Where (Ở đâu), When (Khi nào), Who (Ai chịu trách nhiệm), Why (Tại sao).
Trong Thế chiến thứ 2, quân đội Hoa Kỳ đã chính thức đưa ra lý thuyết "5W1H". Qua quá trình không ngừng ứng dụng và tổng kết, nó dần hình thành một mô hình "5W+1H" hoàn chỉnh.
PHẦN 2 Điểm cốt lõi của 5W1H
Tiến hành phân tích khoa học đối với công việc, trên cơ sở điều tra nghiên cứu một công việc cụ thể, tiến hành mô tả bằng văn bản về nội dung công việc (what), người chịu trách nhiệm (who), vị trí làm việc (where), thời gian làm việc (when), cách thức thực hiện (how) và lý do thực hiện (why) - đó chính là "5W" và "1H". Sau đó, thực hiện công việc theo mô tả này để đạt được mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ cụ thể.
PHẦN 3 Kỹ năng đặt câu hỏi
01 What (Làm gì)
Xác định vấn đề hoặc nhiệm vụ: Làm rõ vấn đề cụ thể cần giải quyết hoặc nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành. Ví dụ: Năng suất của một dây chuyền sản xuất nào đó đang gặp vấn đề.
Xác định mục tiêu: Mô tả rõ ràng mục tiêu cần đạt được hoặc kết quả cụ thể cần giải quyết của vấn đề.
02 Where (Ở đâu)
Xác định vị trí xảy ra vấn đề: Xác định vị trí cụ thể nơi vấn đề phát sinh hoặc địa điểm cụ thể nơi nhiệm vụ cần được thực hiện. Ví dụ: Vấn đề có xuất hiện ở một khu vực sản xuất hoặc bộ phận cụ thể nào không.
Phân tích các yếu tố môi trường: Tìm hiểu ảnh hưởng của môi trường đến vấn đề, có thể bao gồm môi trường làm việc, vị trí thiết bị, v.v.
03 When (Khi nào)
Xác định thời điểm xảy ra vấn đề: Xác định thời điểm vấn đề bắt đầu xuất hiện, tìm hiểu xem vấn đề mới xảy ra gần đây hay đã tồn tại từ lâu.
Thiết lập lịch trình: Quyết định thời gian thực hiện nhiệm vụ và tiến độ thời gian để đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành theo kế hoạch.
04 Who (Ai chịu trách nhiệm)
Xác định người chịu trách nhiệm: Xác định ai là người chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề hoặc hoàn thành nhiệm vụ. Ví dụ: Chỉ định nhân viên hoặc nhóm cụ thể chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề.
Xác định người tham gia: Tìm hiểu những ai cần tham gia vào công việc, những người liên quan có thể bao gồm công nhân vận hành, kỹ thuật viên, quản lý, v.v.
05 Why (Tại sao)
Phân tích nguyên nhân: Tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, tiến hành phân tích nguyên nhân. Ví dụ: Nguyên nhân năng suất giảm có thể là do lỗi thiết bị, kỹ năng của công nhân vận hành chưa đủ, v.v.
Hiểu rõ mục đích: Xác định rõ lý do hoặc mục đích thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo giải pháp phù hợp với mục tiêu tổng thể.
06 How (Giải quyết như thế nào)
Xây dựng các bước thực hiện: Làm rõ cách thức triển khai giải pháp, cụ thể đến từng bước thực hiện. Ví dụ: Xác định những biện pháp cần thực hiện để nâng cao năng suất.
Phân bổ nguồn lực: Xác định các nguồn lực cần thiết, bao gồm nhân lực, vật tư và thiết bị, để đảm bảo việc triển khai diễn ra suôn sẻ.
Xây dựng cơ chế giám sát và đánh giá: Thiết lập các biện pháp giám sát để theo dõi tiến độ theo thời gian thực và điều chỉnh kịp thời.
Ví dụ: Thiết lập tần suất kiểm tra và báo cáo định kỳ.
Đào tạo và truyền thông: Đảm bảo những người liên quan hiểu và thực hiện các quy trình hoặc chính sách vận hành mới. Ví dụ: Tiến hành đào tạo và truyền thông cho nhân viên để nâng cao kỹ năng và nhận thức của công nhân vận hành.
PHẦN 4 Các bước ứng dụng phương pháp 5W1H
01 Xác định vấn đề
Miêu tả và xác định toàn diện vấn đề hoặc nhiệm vụ hiện tại thông qua việc trả lời các câu hỏi What, Where, When, Who, Why và How.
02 Thu thập và phân tích dữ liệu
Tiếp tục thu thập dữ liệu liên quan đến vấn đề, tiêp tục xác nhận nguyên nhân gốc rễ.
03 Xây dựng phương án cải tiến
Tạo lập các biện pháp cải tiến cụ thể dựa trên kết quả phân tích.
04 Triển khai phương án
Phân công nhiệm vụ, xác định người chịu trách nhiệm, thực hiện phương án cải tiến theo các mốc thời gian đã xác định.
05 Đánh giá và phản hồi
Theo dõi hiệu quả cải tiến, thu thập phản hồi, tiến hành đánh giá để đảm bảo vấn đề được giải quyết hiệu quả hoặc nhiệm vụ được hoàn thành theo kế hoạch.
Xác nhận phương án cải thiện có giải quyết được tận gốc vấn đề hay không nếu cần có thể tiêp tục điều chỉnh.
PHẦN 5 Các quy tắc tư duy
01 Quy tắc đảo ngược
Nếu làm ngược lại cách hiện tại thì sẽ như thế nào?
02 Quy tắc ghép hình
Phân tích từng bộ phận cơ bản, sau đó thử các cách kết hợp khác, liệu có mang lại hiệu quả bất ngờ không?
03 Quy tắc kích thước
Thay đổi kích thước, hình dạng, v.v., xem xét ảnh hưởng của nó sẽ thay đổi như thế nào?
04 Quy tắc ngoại lệ
Phân biệt giữa những sự việc thường xuyên xảy ra và những sự việc ngẫu nhiên xảy ra: → Áp dụng nguyên tắc quản lý ngoại lệ để kiểm soát các tình huống ngẫu nhiên; → Quản lý các công việc thường xuyên xảy ra theo cách tiêu chuẩn hóa/hệ thống hóa.
05 Quy tắc tập hợp
Thử kết hợp các đơn vị công việc khác nhau lại với nhau, liệu có thể tăng công dụng và hiệu quả cho người sử dụng không?
06 Quy tắc thay thế thứ tự
Thay đổi thứ tự thực hiện, liệu hiệu quả có tốt hơn không?
07 Quy tắc thay thế
Cân nhắc sử dụng một cách khác để thay thế cách hiện tại, kết quả sẽ như thế nào?
08 Quy tắc mô phỏng
Suy nghĩ bằng cách tham khảo những thứ hiện có. Cái gì tương tự với cái này?
09 Quy tắc chiều ngang
Phát huy khả năng liên tưởng, suy nghĩ theo hướng chiều ngang để phá vỡ những ràng buộc truyền thống và thói quen.
10 Quy tắc định số
Hệ thống hóa những sự việc thường xuyên xảy ra có thể mang lại nhiều hiệu quả đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả.
Cần nghiêm túc học tập các kỹ năng và bước ứng dụng liên quan đến phương pháp 5W1H và áp dụng chúng vào thực tế công việc một cách hệ thống, từng bước và có định hướng.
PHẦN 6 Ứng dụng cụ thể
Tình huống: Một công ty sản xuất nhận thấy số lượng sản phẩm bị lỗi trong quá trình đóng gói tăng đột biến gần đây.
Áp dụng phương pháp 5W1H:
01. What (Vấn đề là gì?)
Câu hỏi: Sản phẩm bị lỗi gì? Mức độ nghiêm trọng của lỗi như thế nào?
Trả lời: Sản phẩm bị lỗi chủ yếu là móp méo hộp đựng. Tỷ lệ lỗi đã tăng từ 2% lên 8% trong tháng vừa qua, gây ảnh hưởng đến uy tín và tăng chi phí đổi trả.
02. Where (Vấn đề xảy ra ở đâu?)
Câu hỏi: Lỗi xảy ra ở công đoạn nào của quy trình đóng gói? Vị trí cụ thể nào trên dây chuyền?
Trả lời: Lỗi móp méo hộp xảy ra ở cuối dây chuyền đóng gói, ngay sau khi sản phẩm đã được cho vào hộp và trước khi chuyển sang khu vực lưu kho. Có vẻ như vấn đề tập trung ở máy đóng gói tự động số 3.
03. When (Vấn đề xảy ra khi nào?)
Câu hỏi: Vấn đề bắt đầu từ thời điểm nào? Có thời điểm nào tỷ lệ lỗi cao hơn không?
Trả lời: Tỷ lệ lỗi bắt đầu tăng đáng kể từ khoảng hai tuần trước. Dữ liệu cho thấy tỷ lệ lỗi cao nhất thường xảy ra vào cuối mỗi ca làm việc chiều.
04. Who (Ai liên quan đến vấn đề này?)
Câu hỏi: Ai chịu trách nhiệm cho công đoạn đóng gói? Những nhân viên nào làm việc ở khu vực máy đóng gói số 3 vào ca chiều?
Trả lời: Tổ trưởng đóng gói chịu trách nhiệm chung. Các nhân viên trực tiếp vận hành máy đóng gói số 3 vào ca chiều là anh A và chị B.
05. Why (Tại sao vấn đề lại xảy ra?)
Câu hỏi: Nguyên nhân gốc rễ của việc móp méo hộp là gì? Có yếu tố nào thay đổi gần đây không?
Trả lời: Sau khi kiểm tra, bộ phận kỹ thuật phát hiện ra rằng bộ phận điều chỉnh áp lực của máy đóng gói số 3 bị lỏng, dẫn đến việc lực ép không đều và gây móp méo hộp. Có thể trong quá trình bảo trì định kỳ gần đây, bộ phận này đã không được siết chặt đúng cách.
06. How (Giải quyết vấn đề như thế nào?)
Câu hỏi: Cần thực hiện những hành động gì để khắc phục tình trạng này? Cần những nguồn lực nào?
Trả lời:
Bước 1: Tạm dừng hoạt động của máy đóng gói số 3 để tiến hành sửa chữa và siết chặt bộ phận điều chỉnh áp lực.
Bước 2: Kỹ thuật viên kiểm tra lại toàn bộ các máy đóng gói khác để đảm bảo không có lỗi tương tự.
Bước 3: Tổ chức buổi đào tạo nhanh cho nhân viên vận hành về quy trình kiểm tra máy móc trước và sau ca làm việc.
Bước 4: Bổ sung quy trình kiểm tra áp lực máy đóng gói vào checklist bảo trì hàng ngày.
Bước 5: Theo dõi tỷ lệ lỗi hàng ngày trong một tuần tới để đảm bảo vấn đề đã được giải quyết.
Quy trình thực hiện sau phân tích 5W1H (Ví dụ về lỗi móp méo hộp giấy):
Bước 1: Xác định và Ưu tiên Giải pháp
Dựa trên phân tích 5W1H, nguyên nhân gốc rễ được xác định là: Bộ phận điều chỉnh áp lực của máy đóng gói tự động số 3 bị lỏng.
Các giải pháp tiềm năng được đề xuất (từ câu hỏi "How"):
1.Sửa chữa và siết chặt bộ phận điều chỉnh áp lực của máy số 3.
2.Kiểm tra toàn bộ các máy đóng gói khác.
3.Đào tạo nhân viên về quy trình kiểm tra máy.
4.Bổ sung quy trình kiểm tra áp lực vào checklist bảo trì.
5.Theo dõi tỷ lệ lỗi sau khi thực hiện các biện pháp.
Ưu tiên giải pháp: Giải pháp số 1 (sửa chữa máy số 3) là ưu tiên hàng đầu để khắc phục ngay lập tức vấn đề hiện tại. Các giải pháp còn lại là các biện pháp phòng ngừa và cải thiện lâu dài.
Bước 2: Lập Kế hoạch Hành động Chi Tiết
Dựa trên các giải pháp đã được ưu tiên, xây dựng kế hoạch hành động cụ thể, bao gồm:
Bước 4: Giám sát và Đánh giá Kết quả
Theo dõi mục tiêu: Hàng ngày theo dõi tỷ lệ sản phẩm lỗi.
Thu thập phản hồi: Trao đổi với nhân viên vận hành để nắm bắt tình hình thực tế sau khi sửa chữa và áp dụng các biện pháp mới.
Đánh giá hiệu quả: Sau một tuần theo dõi, so sánh tỷ lệ lỗi hiện tại với tỷ lệ lỗi trước khi thực hiện các biện pháp. Đánh giá xem mục tiêu giảm tỷ lệ lỗi đã đạt được chưa.
Bước 5: Đánh giá và phản hồi
Phân tích kết quả đánh giá: Nếu tỷ lệ lỗi vẫn cao hoặc có vấn đề mới phát sinh, cần xem xét lại quá trình phân tích 5W1H và các giải pháp đã thực hiện.
Rút kinh nghiệm: Xác định những gì đã làm tốt và những gì cần cải thiện trong quá trình giải quyết vấn đề.
Điều chỉnh kế hoạch: Nếu cần thiết, điều chỉnh kế hoạch hành động hoặc xem xét các giải pháp khác để đạt được mục tiêu.
Chuẩn hóa: Nếu các biện pháp đã chứng minh hiệu quả, hãy chuẩn hóa chúng thành các quy trình làm việc chính thức để ngăn ngừa vấn đề tái diễn. Ví dụ: Quy trình kiểm tra máy móc trước ca làm việc trở thành một quy định bắt buộc.
Tổng kết, sau khi phân tích vấn đề bằng 5W1H, quy trình thực hiện sẽ tập trung vào việc:
1.Chuyển các phát hiện và giải pháp tiềm năng thành các hành động cụ thể.
2.Phân công trách nhiệm và thời gian rõ ràng cho từng hành động.
3.Thực hiện các hành động theo kế hoạch.
4.Theo dõi và đánh giá hiệu quả của các hành động đã thực hiện.
5.Rút kinh nghiệm và điều chỉnh để đảm bảo vấn đề được giải quyết triệt để và các biện pháp phòng ngừa được thiết lập.
0 Nhận xét