Hoàn trả kho vật liệu

 

Hôm nay chúng ta sẽ cùng học về nội dung liên quan đến Hoàn trả kho vật liệu.

Mục đích: Để chuẩn hóa quy trình thao tác chuẩn về việc hoàn trả vật liệu, tránh việc sử dụng nguyên vật liệu phụ không đạt yêu cầu hoặc vật liệu tồn kho trong xưởng, do đó quy định chi tiết này được ban hành.

Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho công tác quản lý hoàn trả kho các vật liệu trong quá trình sản xuất mà quy định có thể trả lại kho.

Trách nhiệm của các bên liên quan:

Trưởng xưởng, tổ trưởng và nhân viên kho chịu trách nhiệm triển khai quy trình này.

Nhân viên kỹ thuật và nhân viên kiểm tra chất lượng chịu trách nhiệm giám sát và kiểm tra.

Nội dung:

1.Các vật liệu không đạt chất lượng ( do trong quá trình sản xuất hoặc liệu đến ), bao bì vật liệu không đạt chuẩn trong quá trình sản xuất có thể được trả lại kho.

2.Sau khi mỗi lô sản phẩm được hoàn thành, trước khi chuyển sang sản phẩm mới hoặc thay đổi lô sản xuất, vật liệu thừa và bao bì có thể được trả lại kho.

3.Vật liệu trả lại phải được đóng gói cẩn thận, sử dụng bao bì ban đầu và phải ghi rõ tên vật liệu, kích thước, số lô, số lượng, lý do trả lại kho. Sau khi kiểm tra và ký duyệt bởi nhân viên kiểm tra chất lượng, mới có thể tiến hành thủ tục hoàn trả kho.

Quy trình:

1.Sau khi được sự duyệt và ký tên của trưởng xưởng và nhân viên kiểm tra chất lượng, phiếu sẽ được gửi cho nhân viên kho ( phiếu sẽ được kế toán tài chính thống kê )

2.Nhân viên kho sau khi nhận được phiếu hoàn trả kho vật liệu sẽ kiểm tra trạng thái vật liệu số lượng và tình trạng bao bì, đồng thời ghi chép lại.

3.Nếu cần thiết, vật liệu hoàn trả sẽ được nhân viên kiểm tra chất lượng kiểm tra lại trước khi vào kho. Sau khi xác nhận OK, nhân viên kho mới có thể tiếp nhận và lưu kho.

4.Vật liệu, bao bì không đạt tiêu chuẩn sẽ được xử lý theo quy trình xử lý theo quy trình vật liệu không đạt tiêu chuẩn.

5.Vật liệu thừa khi nhập sẽ được xử lý như vật liệu đạt tiêu chuẩn và sẽ được ưu tiên sử dụng trong sản xuất khi sản phẩm đó được sản xuất lại.

Các bước thực hiện:

Đưa ra các bộ phận không đạt chất lượng: Các phòng ban sản xuất, marketing định kỳ đánh giá các sản phẩm không đạt chất lượng. Nếu không phải do trong quá trình sản xuất gây ra nguyên vật liệu, bán thành phẩm bị báo phế thì phòng mua hàng tham gia vào việc đánh giá. Sau khi đánh giá, vật liệu không đạt chất lượng sẽ được trả lại kho vật liệu không đạt chất lượng của phòng mua hàng. Các bộ phận có thể sửa chữa được sẽ được tiếp nhận bởi kho vật liệu liên quan và trả lại kho không đạt chất lượng. Các vật liệu không thể sửa chữa sẽ được xử lý báo phế và không trả lại phòng mua hàng.

Tiếp nhận vật liệu không đạt chất lượng: Các nhân viên kho không đạt chất lượng sẽ dựa vào hệ thống quản lý vật tư để hoàn trả kho, kiểm tra kỹ từng vật liệu trước khi tiếp nhận vào kho để đảm bảo đúng số lượng, tên vật liệu, nhà cung cấp và các thông tin chính xác. Sau khi kiểm kê, vật liệu sẽ được sắp xếp và xác nhận theo tình trạng không đạt chất lượng.

Quy trình hoàn trả và báo cáo: Các kho vật liệu sẽ kịp thời hoàn trả các sản phẩm không đạt chất lượng về các nhà cung cấp.

Nhà cung cấp hoàn trả hoặc sản phẩm bị lỗi trả lại bộ phận tổng lắp: Sau khi nhà cung cấp hoàn trả, các sản phẩm không đạt chất lượng cần phải được vận chuyển ra ngoài kịp thời. Nếu có bất kỳ lỗi nào trong quá trình trả hàng từ các phòng ban sản xuất hoặc marketing, cần phải liên hệ ngay với các bộ phận liên quan để làm thủ tục trả lại.

Kiểm kê hàng ngày và cuối tháng: Nhân viên kho vật liệu không đạt chất lượng sẽ thực hiện việc kiểm kê hàng ngày và kết thúc tháng để đảm bảo rằng hàng tồn không đạt chất lượng được dọn dẹp. Đối với các nhà cung cấp không hoàn trả sau một tuần, bộ phận kho sẽ lập danh sách và xử lý việc hoàn trả.

Hoàn trả vật liệu:

Vật liệu không phù hợp với yêu cầu sử dụng thực tế, do thay đổi kỹ thuật tạm thời hoặc thay đổi kế hoạch sản xuất có thể được hoàn trả và thực hiện thủ tục hoàn trả kho để quản lý vật liệu.

Khi hoàn trả vật liệu sản xuất, nhân viên sản xuất sẽ điền thông tin vào "Phiếu hoàn trả vật liệu" và ghi rõ tên sản phẩm, kích thước/mã sản phẩm, đơn vị, số lượng, ngày, số đơn hàng, v.v., sau đó nhân viên kiểm tra chất lượng sẽ xác nhận xem vật liệu có đạt tiêu chuẩn không, và cả người hoàn trả và nhân viên chất lượng sẽ ký tên. Sau khi nhân viên kho xác nhận, sẽ thực hiện việc xử lý.

Tất cả các vật liệu hoàn trả phải đảm bảo tình trạng vật liệu còn nguyên vẹn và có giấy tờ hợp lệ. Vật liệu phải khớp với thông tin trên giấy tờ, nếu không có giấy tờ phù hợp, nhân viên kho có quyền từ chối tiếp nhận vật liệu.

Vật liệu gia công ngoài, khi còn thừa, có thể được trả lại nếu chất lượng còn tốt và sử dụng được.

Sau khi vật liệu hoàn trả, vật phẩm sẽ được lưu tại kho và các dữ liệu sẽ được nhập vào hệ thống. Sau khi hoàn tất, tất cả các giấy tờ sẽ được bảo quản cẩn thận.