Kiểm kê chu kỳ là một phương pháp kiểm kê kho. Hàng hóa sẽ được kiểm kê định kỳ theo kế hoạch, thay vì chỉ kiểm kê một lần trong năm. Ví dụ, khi một vật tư đạt đến điểm để hàng, hoặc khi có hàng mới nhập kho, có thể tiến hành kiểm kê.
Cũng có thể thiết lập một số nguyên tắc kiểm kê nhất quán từ trước, chẳng hạn như kiểm kê nhiều lần đối với những vật tư có giá trị cao và luân chuyển nhanh; kiểm kê ít hơn đối với những vật tư có giá trị thấp hoặc luân chuyển chậm.
Hệ thống kiểm kê chu kỳ hiệu quả nhất yêu cầu mỗi ngày làm việc phải kiểm kê một số lượng vật tư nhất định. Mục đích chính của kiểm kê chu kỳ là phát hiện các tồn kho có vấn đề (chẳng hạn như số lượng, chất lượng, thông số kỹ thuật, ngày sản xuất, v.v.), sau đó truy tìm nguyên nhân và cuối cùng loại bỏ những yếu tố gây ra vấn đề
Mục đích của kiểm kê là để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tồn kho, từ đó giúp doanh nghiệp duy trì một hệ thống tồn kho hiệu quả và giảm thiểu các sai sót trong quy trình sản xuất, cung ứng và tiêu thụ. Cụ thể, các mục đích chính của kiểm kê bao gồm:
1. Xác nhận số lượng và giá trị tồn kho thực tế
Kiểm kê giúp xác định chính xác số lượng và giá trị của các vật liệu, hàng hóa tồn kho trong kho. Điều này giúp so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu ghi nhận trong hệ thống quản lý để phát hiện các sai lệch (nếu có).
2. Phát hiện sai sót, mất mát hoặc thất thoát
Một trong những mục đích quan trọng của kiểm kê là phát hiện các sai sót trong hệ thống kiểm soát kho, như mất mát, thất thoát, hư hỏng hoặc nhập nhầm số liệu. Việc này giúp doanh nghiệp xử lý kịp thời các vấn đề liên quan đến hàng tồn kho.
3. Cải thiện quản lý tồn kho và tối ưu hóa chuỗi cung ứng
Kiểm kê giúp các doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về tình hình tồn kho, từ đó đưa ra các quyết định hợp lý về việc mua sắm vật liệu, sản xuất, và phân phối hàng hóa. Điều này giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng và giảm thiểu lãng phí do tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt.
4. Cải thiện việc ra quyết định trong kinh doanh
Thông qua việc kiểm kê, doanh nghiệp có thể thu thập dữ liệu chính xác về tình hình tồn kho và sử dụng nó để ra quyết định chiến lược, như điều chỉnh mức tồn kho tối ưu, lên kế hoạch sản xuất, hoặc lựa chọn nhà cung cấp.
5. Tuân thủ yêu cầu pháp lý và quy định tài chính
Kiểm kê giúp đảm bảo rằng các doanh nghiệp tuân thủ các quy định về báo cáo tài chính và kế toán, cũng như các quy định pháp lý liên quan đến việc quản lý hàng tồn kho. Việc này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và bảo vệ uy tín trong ngành.
6. Xác định nhu cầu tái cung ứng và sản xuất
Kiểm kê cung cấp thông tin về số lượng vật liệu còn lại trong kho, giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác mức độ cần thiết để tái cung ứng hàng hóa, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa mứa hàng hóa trong quá trình sản xuất.
7. Giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động
Thông qua kiểm kê định kỳ, các vấn đề như sai sót trong việc nhận hàng, xuất kho hay hàng tồn kho hết hạn có thể được phát hiện và xử lý sớm, từ đó giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
8. Hỗ trợ cải tiến quy trình và tiết kiệm chi phí
Việc kiểm kê giúp phát hiện các vấn đề trong quy trình quản lý tồn kho, như dư thừa vật liệu, vật liệu hỏng, hoặc không sử dụng đúng cách. Từ đó, doanh nghiệp có thể cải tiến quy trình, giảm lãng phí và tiết kiệm chi phí vận hành.
Dưới đây là một số ví dụ thực tế về Kiểm kê chu kỳ (Cycle Counting) bằng tiếng Việt:
Ví dụ 1: Áp dụng phương pháp phân loại ABC trong kiểm kê chu kỳ
Giả sử có một công ty sản xuất, có nhiều loại vật liệu như nguyên liệu thô, linh kiện, sản phẩm hoàn thiện, v.v. Để quản lý tồn kho hiệu quả, họ sử dụng phương pháp phân loại ABC trong kiểm kê chu kỳ.
Vật liệu loại A: Đây là những vật liệu có giá trị cao và có nhu cầu lớn, ví dụ như linh kiện chính xác cao, sẽ được kiểm kê hàng tháng.
Vật liệu loại B: Đây là những vật liệu có giá trị trung bình và nhu cầu ổn định, ví dụ như nguyên liệu phổ thông, sẽ được kiểm kê mỗi quý.
Vật liệu loại C: Đây là những vật liệu có giá trị thấp và nhu cầu ít, ví dụ như văn phòng phẩm và một số linh kiện ít sử dụng, sẽ được kiểm kê mỗi năm một lần.
Nhờ phương pháp này, công ty có thể tập trung tài nguyên và thời gian vào việc kiểm kê các vật liệu có giá trị cao và luân chuyển nhanh, trong khi đối với các vật liệu có giá trị thấp và ít sử dụng, tần suất kiểm kê có thể giảm để nâng cao hiệu quả tổng thể.
Ví dụ 2: Sử dụng phương pháp phân vùng phân khối
Trong một kho hàng lớn, các vật liệu được phân bổ vào các khu vực khác nhau, ví dụ như nguyên liệu thô, linh kiện, sản phẩm đang sản xuất, v.v. Để tăng hiệu quả kiểm kê, công ty sử dụng phương pháp phân vùng phân khối.
Phân vùng phân khối: Các vật liệu trong kho sẽ được nhóm lại theo khu vực lưu trữ. Mỗi khu vực sẽ được kiểm kê định kỳ và so sánh với các hồ sơ tồn kho. Người quản lý từng khu vực sẽ tiến hành kiểm kê theo chu kỳ cố định.
Ví dụ, khu vực chứa nguyên liệu thô có thể được kiểm kê vào cuối mỗi tháng, khu vực chứa sản phẩm hoàn thiện sẽ kiểm kê mỗi quý, và khu vực chứa linh kiện ít sử dụng sẽ kiểm kê mỗi nửa năm.
Điều này giúp tiết kiệm thời gian kiểm kê vì không phải kiểm tra tất cả vật liệu trong kho mà chỉ kiểm tra từng khu vực cụ thể theo chu kỳ đã định.
Ví dụ 3: Phương pháp kiểm tra vị trí lưu trữ
Trong một kho chứa nhiều vị trí lưu trữ, mỗi loại vật liệu được cất giữ ở các kệ khác nhau. Nếu vật liệu được lưu trữ sai chỗ, việc kiểm kê chu kỳ sẽ gặp khó khăn. Phương pháp kiểm tra vị trí lưu trữ sẽ giúp giải quyết vấn đề này.
Kiểm tra vị trí lưu trữ: Mỗi kệ trong kho sẽ được đánh số và vật liệu trong các kệ này sẽ được kiểm tra trong mỗi chu kỳ kiểm kê. Các mã vật liệu trên kệ sẽ được so sánh với hồ sơ tồn kho để đảm bảo rằng vật liệu được lưu trữ đúng vị trí.
Phương pháp này đơn giản và dễ thực hiện, vì chỉ cần kiểm tra mã vật liệu chứ không cần phải kiểm tra số lượng. Đây là một phương pháp hiệu quả trong các kho có nhiều vị trí lưu trữ.
Ví dụ về phương pháp ghi chép kiểm kê vật liệu tại nhà máy
Việc kiểm kê kho vật liệu tại nhà máy vì đối tượng và phạm vi kiểm kê nhỏ nên khá đơn giản.
Ngày kiểm kê
Theo nguyên tắc, kiểm kê được thực hiện vào cuối mỗi tháng, vào giờ chiều trong vòng 4 giờ. Trong thời gian kiểm kê, các vật phẩm trong kho vật liệu sẽ bị cấm di chuyển, tức là không được nhập kho hoặc xuất kho.
Nhân viên kiểm kê:
1.Kiểm kê: Mỗi nhân viên quản lý kho sẽ kiểm kê các vật liệu mà họ phụ trách.
2.Kiểm tra: Các nhân viên quản lý vật liệu khác sẽ kiểm tra các phiếu kiểm kê của nhân viên kiểm kê.
Phiếu kiểm kê
Phiếu kiểm kê có hai liên, một liên lưu lại cho người kiểm kê và một liên được dán (hoặc gắn) lên vật phẩm cần kiểm kê. Phiếu kiểm kê được đánh số liên tục để tiện cho việc sắp xếp trên bảng kiểm kê, tránh bị sót.
Phiếu kiểm kê có thể chia thành ba màu sắc:
- Màu trắng: Vật phẩm tốt
- Màu vàng: Vật phẩm tồn đọng
- Màu đỏ: Vật phẩm hỏng
Bảng kiểm kê
Bảng kiểm kê được ghi theo phân loại phiếu kiểm kê màu trắng, vàng và đỏ, và được đánh số liên tục chuyển vào bảng kiểm kê thủ công.
Bảng kiểm kê có ba liên:
Một liên gửi cho phòng tài vụ
Một liên gửi cho phòng kiểm soát vật liệu
Một liên lưu lại tại kho
Nhân viên kiểm tra sẽ tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên dựa trên bảng kiểm kê và phiếu kiểm kê.
0 Nhận xét